Erasmus+ Giden Staj Hareketliliği

STAJ HAREKETLİLİĞİ SÜREÇLERİ ve GEREKLİ BELGELER/İŞLEMLER


Koordinatörlüğümüzün öğrenim hareketliliği duyuruları için ilanlara yapılan başvuru aşamasından sonra, yapılan sınav ve değerlendirmeler sonucunda başarı sağlayarak hareketlilik hakkı kazanan aday Erasmus staj öğrencileri, anlaşma şartı aranmaksızın ilgili olunan alanda staj faaliyeti gerçekleştireceği kuruma/derneğe/işletmeye gitmeden önce (hareketlilik öncesinde), gittikten sonra (hareketlilik esnasında) ve döndükten sonra (hareketlilik sonrasında) olmak üzere izlemesi gereken öğrenim hareketliliğinde de üç aşamalı süreç bulunmaktadır. Bu süreçler ve yapılacak işlemlere dair detaylar bu sayfada bulunmaktadır:


arrow right icon png ile ilgili görsel sonucuBaşvuru Aşaması

Hareketlilik İlanı ve Başvuru

 

  • Başvuruların duyurusu, üniversitemiz web sitesi ana sayfası üzerinden ve koordinatörlük sayfamızdan ilan edilir. Ayrıca ilan, tüm akademik birimlere gönderilir.

 

  • Değerlendirme öncesi koordinatörlüğümüze yapılan başvurular web sayfamız üzerinden çevrimiçi olarak alınmaktadır. Başvuru formunda istenen kimlik bilgileri ve akademik bilgiler otomatik olarak sistemden çekilebilmektedir. Başvuru formuna eklenecek belgelerin ve fotoğrafın istenildiği gibi yüklenmesi gerekmektedir. Başvuru esnasında verilen e-mail ve telefon numaralarının da güncel olmaları gerekmektedir.

 

  • Başvuru için istenen evraklar şu şekildedir:
    • Öğrenci Belgesi
    • Transkript
    • Kimlik Fotokopisi
    • Fotoğraf (Vesikalık)
    • Dil Sonuç Belgesi (Üniversitemizde son 1 yıl içinde Erasmus+ öğrenci seçimi için yapılan sınav sonucu alınan sonuç belgesi)

 

 

Başvuru Değerlendirmeleri ve Sonuçların Açıklanması

 

  • Başvuru değerlendirmesi, Genel Akademik Not Ortalaması (GNO) ve üniversitemizce yapılan dil sınavlarının hesaplamasıyla yapılmaktadır. Genel akademik ortalaması lisans ve önlisans öğrencileri için 2.20'nin; lisansüstü öğrencileri için 2.50'nin üstünde olan öğrenciler başarılı sayılırlar. 

 

  • İlanda belirtilen şekilde ve tarihlerde, yeterli GNO sahibi öğrenciler için yazılı ve sözlü olarak dil sınavları yapılır. Sınavlar Yabancı Diller Yüksekokulu tarafından yapılır. Yazılı sınavda asgari başarı sağlayan öğrenciler sözlü sınava alınır. Dil sınavlarında yeterli puanı alamayan öğrenciler GNO'su yeterli olsa da başarılı sayılmazlar.

 

  • Öğrencilerin sınav puanları ile GNO not değerlerinin 100 puan üzerinden ortalaması alınır ve sıralamaya konulur.

 

  • Sınavlarda başarı sağlayan öğrenciler, yine ilanda belirtildiği kontenjanlar ve başarı puanları gözetilerek yerleştirilirler. Sonuçlar üniversite ve koordinatörlüğün sayfalarından duyurulur. Başvuran adayların mailine sonuç bilgisi gönderilir.

 

arrow right icon png ile ilgili görsel sonucuHareketlilik Öncesi

Oryantasyon

 

  • Başarılı olan ve yerleştirmesi yapılan öğrencilerle bilgilendirme toplantısı olarak oryantasyon eğitimi gerçekleştirilir. Oryantasyon eğitiminde hareketlilik süreçleri, belgeler ve formlarla ilgili pratik bilgiler, sorumluluk ve yükümlülükler ile ilgili bilgilendirmeler yapılır.

 

  • Bu eğitim zorunlu olup tüm seçilen adayların katılımı zorunludur.

 

 

Seçilen Öğrencilerin Staj Yerlerine Başvuruları ve Kabulü

 

  • Seçilen öğrenciler, staj kurumunu kendileri belirler ve başvuru sürecini kendileri yürütmektedir. Staj yapacakları kuruma başvuru aşamasında sunacakları belgeler farklılık göstermekle beraber genel kabul görmüş başvuru evrakları; 'CV', 'niyet mektubu' (letter of intent ya da motivation letter) ve 'öğrenim sözleşmesi'dir. 

 

  • Karşı kuruma/işletmeye yapılan başvurulardan sonra başvurusu onaylanan öğrencilere bu kurumlar/işletmeler tarafından davet/kabul mektubu gönderilir. Bu belgenin koordinatörlüğümüze iletilmesi gerekmektedir.

 

  • Bu aşamada öğrenciler Bölüm Koordinatörleri ile iletişime geçer ve staj için öğrenim sözleşmesi hazırlanır. Öğrenim hareketliliğinde olduğu gibi BÜ Erasmus Bölüm Koordinatörü ve karşı kurum/işletme v.s'deki sorumlu kişi/amir tarafından onaylanır ve öğrenci ile birlikte üç tarafın da imzası alınarak koordinatörlüğe teslim edilir. 

 

  • Staj gerçekleştirirken, kurumlar öğrencilere staj yeri sunmayabilir. Bu konuda, öğrencilerimiz staj yapmadan önce konaklama yerlerini ayarlamaları gerekir.

 

     

    Staj Kurumuna Hareketlilik Gerçekleştirmeden Önce

     

    • Staj için kabul edilen öğrenciler staj için öğrenim sözleşmelerinin imzalı hallerini aldıktan sonra kabul belgeleri ile birlikte koordinatörlüğümüze teslim ederler. Koordinatörlüğümüz, öğrencilerin ilgili dönemde staj faaliyetinde bulunacağını belirten, zorunlu staj kapsamında ise stajının sayılmasını ifade eden ve gerekli görülmesi halinde izinli sayılmalarını isteyen bir yazıyı ilgili akademik birime yazar. Birim, onay verdikten ve kurul kararını aldıktan sonra koordinatörlüğe cevabını bildirir.

     

    • Öğrenciler bu süreçler tamamlandıktan sonra, pasaport işlemlerine başlamalıdır (Bu sürece kabul belgesi gelmeden de başlanabilir). E-devletten veya üniversitemiz ÜBYS sistemi üzerinden alacakları öğrenci belgesi ile 25 yaşının altında olan tüm öğrenciler sadece defter parası vererek pasaportlarını alabilirler. 25 yaş üstü öğrenciler için koordinatörlüğümüz, ilgili öğrencinin Erasmus kapsamında seçildiğine dair yazıyı Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı'na iletir. 25 yaşının üzerindeki öğrenci daire başkanlığından aldığı yazıyla, 25 yaşının altındaki öğrenci de öğrenci belgesi ile Defterdarlığa/Veri Dairesi'ne giderek harç muafiyet yazısı alır. Bu kuruma ya da anlaşmalı bankalara pasaport defter ücretini ödeyerek İl Nüfus Müdürlüğünden randevu alarak (https://randevu.nvi.gov.tr) pasaport başvurusunda bulunabilir.  

     

    • Karşı kurumdan gelen kabul mektupları alınır alınmaz vize başvurusu için randevu alınmalıdır. Üniversitemizce Erasmus+ öğrencisi olarak seçildiğine, ilgili ülkenin hangi kurumunda/işletmesinde vs. ne kadar süre ile staj göreceğine ve hibe alacağına dair konsolosluklara iletilmek üzere belge (Erasmus+ Student Confirmation) verilir. Bu belge elektronik imzalı olarak verilir. Ancak konsolosluklara/yurtdışına gideceği için ‘belgenin orijinali elektronik imzalıdır’ kaşesiyle ıslak imzalı olarak öğrenciye verilir.

     

    • Vize alındıktan sonra fotokopisi ofise teslim edilir. Öğrenci hibenin kendisine ödenebilmesi için, Ziraat Bankası Bartın 052 Şubesinden avro hesabı açtırır. Daha sonra öğrenciyle taahhütname (2 adet) ve hibe sözleşmesi (3 adet) imzalanır. Bu evrakların bir nüshası öğrencide bulunmalıdır.

     

    • Öğrenciler ayrıca hareketliliğe başlamadan yurtdışı geçerliliği olan, eğitim süresini kapsamalı ve en az 30.000 avro teminatlı olmalıdır (bazı ülkelerin konsoloslukları fazla teminat isteyebilmektedir). Ayrıca ; seyahat sigortası, mesuliyet sigortası ve ferdi kaza sigortası olarak 3 farklı sigortayı kapsayan bir sigorta olmalıdır.

     

    Staj Hareketliliği için istenen sigorta;

     

      • Ayakta tedaviyi kapsamalı
      • “Eğitim Amaçlı” ya da “ Öğrenci Sağlık Sigortası” ibaresini taşımalı
      • Öğrenim göreceğiniz sürenin tamamını kapsayacak şekilde düzenlenmelidir.

     

    SGK kapsamında sigortalı olan öğrenciler, gidecekleri ülkenin SGK ile anlaşması olup olmadığını kurumun internet sitesinden kontrol edebilirler.

     

    • Avro hesabı ve sigorta yaptırıldıktan sonra hesap cüzdanının fotokopisi ve sağlık sigorta poliçesinin bir nüshası elden ya da PDF formatında mail olarak koordinatörlüğümüze teslim edildikten sonra öğrenci ile ‘Hibe Sözleşmesi’ ve ‘Taahhütname’ hazırlanarak imzalanır. Bu belgelerin hazırlık sürecini koordinatörlüğümüz, yukarıdaki süreçler tamamlandıktan sonra yapacaktır. Sözleşmede yazan ilk miktar (toplam hibe miktarının %80'i) Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca Ziraat Bankası'na verilen ödeme talimatıyla ödenir.

     

    • Öğrenci, hareketlilik öncesinde mail adresine gönderilen OLS (Online Linguistic Support/Çevrimiçi Dil Desteği) 1. Değerlendirmesini çevrimiçi olarak belirtilen süre içerisinde almalıdır. Bu değerlendirmede alacakları puan/dil yeterliliği hareketliliklerine hiç bir şekilde engel olmamaktadır. Öğrenci bu ilk değerlendirmede dönüş tarihini sistemde düzenlemelidir. Öğrenci tarafından faaliyet bitişi olarak belirtilmiş olan dönüş tarihine göre faaliyet sonrasında öğrenci e-postasına gelecek OLS 2. değerlendirmesini de almalıdır.  

     

    arrow right icon png ile ilgili görsel sonucuHareketlilik Esnasında

    Vardıktan Sonra

     

    • Hareketlilik sağlanacak kuruma/işletmeye vardıktan sonra öğrenciler Confirmation of Arrival/Departure belgesinin varış bilgilerini doldurulur ve karşı kuruma imzalatarak e-posta ile pdf dosyası olarak koordinatörlüğümüze gönderirler. 

     

    • Öğrenci vardıktan sonra atanan OLS kurslarına düzenli olarak katılım sağlar. Bu kurslar online olarak ilgili yabancı dilde verilen derslerdir.

     

    • Öğrenci aynı zamanda her yeni ayın başında bir önceki ayın aylık faaliyet raporunu hazırlar ve pdf taranmış halini (orijinalini dönüşte teslim etmek şartıyla) koordinatörlüğe ve bölüm başkanlığına iletir. Bu rapor, hareketlilik esnasında yürütülen akademik ve sosyal faaliyetlerin özeti olarak hazırlanır.

     

     

    Staj Bilgi Değişikliği

     

    • Öğrencilerin, hareketlilik sonrası Öğrenim Sözleşmesinde staj yeri ve bilgileri ile ilgili değişiklikleri söz konusu ise öncelikle üniversitemizdeki Erasmus bölüm koordinatörü ile iletişime geçerek ve ilgili değişiklikleri öğrenim sözleşmesinin During the Mobility kısmını hazırlayıp tarafların imzası ile kayıt altına alarak koordinatörlüğümüze iletmeleri gerekmektedir.

      

     

    Dönem Uzatma

     

    • Dönem uzatmak isteyen öğrenciler uzatma belgesini (Mobility Extension Form) doldurarak koordinatörlüğe iletir. Staj dönemini uzatmak isteyen öğrenciler için hibe garantisi verilmez. Öğrenci; mobility extension form belgesini, uzatılacak dönemi de kapsayan bir kabul belgesini ve ilgili dönem için öğrenim sözleşmesini aynı şekilde hazırlayıp imzaladıktan sonra koordinatörlüğümüze sunarlar. Koordinatörlüğümüz, öğrencinin birimine karar alınması için ilgili belgeleri iletir. Birim onayı alındıktan sonra, koordinatörlüğümüzce herhangi bir sorun teşkil etmediği takdirde öğrencinin öğrenim süresi uzatılır. 

     

    • Sonraki süreçte değişti ise Euro hesabı ve yeni bir sağlık sigortası tekrardan sunularak hibe sözleşmesi ve taahhütname tekrardan hazırlanır.

     

    arrow right icon png ile ilgili görsel sonucuHareketlilik Sonrası

    Teslim Edilecek Evraklar

     

    • Hareketlilik sonrasında gidilen kurumdan alınacak Katılım Belgesinin (Confirmation of the Arrival/Departure) ve Learning Agreement'ın (After the Mobility) koordinatörlüğümüze teslim edilmesi gerekmektedir. Başarılı bir şekilde staj tamamlandıktan sonra öğrencinin stajı diploma ekine işlenir. Zorunlu staj kapsamında giden öğrencilerin transkriptlerine stajları girilir. Mezuniyet sonrası hareketlilik gerçekleştiren öğrencilere ise Europass belgesi verilir.
    • Öğrencilerin ayrıca pasaportun aslını ibraz etmek şartı ile işlem görmüş tüm sayfalarının birer fotokopisini koordinatörlüğe teslim eder.

     

    Yapılacak İşlemler

     

    • Mobility Tool+ (hareketlilik aracı) tarafından hareketliliğiniz sonrasında tarafınıza nihai katılımcı rapor formu gelir. Çevrimiçi olarak doldurulup sistem üzerinden sunulması gerekmektedir.
    • OLS 2. Değerlendirmesi de öğrenci tarafından girilip çevrimiçi olarak sunulmak zorundadır.

     

    Son Ödeme

     

    • Tüm evrakların teslimi ve katılımcı anketi ile OLS 2. değerlendirmenin yapılmasının ardından, sözleşmede yazan ikinci miktar (toplam hibe miktarının %20'si) Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca Ziraat Bankası'na verilen ödeme talimatıyla ödenir. Aksi takdirde taahhütnamede ve Erasmus+ Hareketliliklerine Dair Uyulacak Usul ve Esaslar’da belirtilen oranlara göre hibe kesinti uygulanacaktır.





    Hareketlilik Süreçlerinde

    Gerekli Tüm Belgeler ve Yapılacak İşlemlerin Özeti
    Ä°lgili resim

    Koordinatörlüğümüze Başvuru Aşaması
    Üniversitemizde başvurular çevrimiçi olarak alınır. Aşağıdaki belgelerin sistemde başvuruya ek olarak yüklenmesi gerekir.

    • Öğrenci Belgesi
    • Transkript
    • Kimlik Fotokopisi
    • Fotoğraf (Vesikalık)
    • Dil Sonuç Belgesi (Var ise üniversitemizde son 1 yıl içinde Erasmus+ öğrenci seçimi için yapılan sınav sonucu alınan sonuç belgesi kullanılabilir)

     

    Staj Kurumuna Başvuru Aşaması
    Koordinatörlüğümüze başvuru yapıp, seçildikten sonra karşı üniversiteye yapılan başvuruda istenen belgeler genelde şu şekildedir. Üniversitelerin istediği belgeler değişiklik taşıyabilmektedir. İlgili üniversitenin web sayfasından istenen belgelerin kontrol edilmesi gerekmektedir.

    • Başvuru Formu (Kurum/işletme isterse)
    • Öğrenci Belgesi (Staj kurumu isteyebilir. Üniversitemiz UBYS sistem üzerinden İngilizce olarak alınmalıdır)
    • Dil Sonuç Belgesi (Üniversitemizde yapılan dil sınavı sonucunda verilen belge sunulabilir)
    • Öğrenim Sözleşmesi/Learning Agreement (Bazı üniversiteler standart öğrenim sözleşmesi [LA] formunu isterken, bazı üniversiteler ise kendi formlarını isteyebilirler)
    • CV (Yabancı dilde özenle hazırlanmalıdır)
    • Niyet Mektubu (Niyet mektubu isteyen kurumlar olabilir. İstemeseler de hazırlanması ve başvuru aşamasında sunulması öğrenciye kabul noktasında artı kazandıracaktır)

     

    Hareketliliğe Başlamadan
    Karşı kurumdan onay alındıktan sonra gerekli işlemler ve teslim edilecek belgeler aşağıdaki gibidir.

    • Kabul Belgesi - Letter of Acceptance (Karşı üniversiteden alınacaktır)
    • Pasaport (Kabul belgesi gelmeden ya da geldikten sonra alınabilir)
    • Fotoğraf (Biyometrik)
    • Sağlık Sigortası - en az 30.000€ teminatlı (Vize öncesinde yaptırılmalıdır)
    • Avro Hesabı - Ziraat Bankası 052 Şubesinden (Hibe Sözleşmesinden önce yapılmalıdır)
    • Hibe Sözleşmesi - Grant Agreement (Islak imzalı olmalıdır)
    • Taahhütname (Islak imzalı olmalıdır)
    • Vize (Alındıktan sonra kişisel bilgilerin olduğu sayfanın teslim edilmesi gerekmektedir)
    • OLS 1. Değerlendirme

     

    Hareketlilik Esnasında
    Hareketlilik başladıktan sonra aşağıdaki tüm belgelerin doldurulması gerekmez. Ders değişikliği ya da dönem uzatma söz konusu olduğunda aşağıdaki tüm işlemler yapılmalıdır.

    • Varış-Ayrılış Teyit Belgesi/Confirmation of Arrival-Departure (Bu belgenin varış kısmı doldurulur ve karşı kurumdan imzalı hali PDF olarak gönderilir)
    • Öğrenim Sözleşmesi/Learning Agreement (Bu aşamada staj bilgilerinde sözleşmede değişiklik olması durumunda 'changes to learning mobility' kısmı doldurulur)
    • Dönem Uzatma Formu/Mobility Extension Form (Dönem uzatmanın talep edilmesi durumunda doldurulmalıdır)
    • Aylık Rapor/Monthly Report (Aylık rapor PDF olarak mail adresimize gönderilir)

     

    Hareketlilik Sonrasında
    Döndükten sonra aşağıdaki belgeler ofisimize 3 hafta sonra teslim edilmeli, işlemler döndükten hemen sonra tamamlanmalıdır. Tamamlanmayan öğrencilerin 2. ödemeleri gerçekleştirilmez, ayrıca hibe kesintisi uygulanır.

    • Varış Ayrılış Teyit Belgesi/Confirmation of Arrival-Departure (Bu belgenin ayrılış kısmı doldurulur ve varış kısmının imzası ile orijinal belge teslim edilir)
    • Learning Agreement (After the Mobility)
    • Pasaport (Orijinali gösterilmek üzere işlem görmüş tüm sayfaların fotokopisi alınır)
    • OLS 2. Değerlendirme
    • Çevrimiçi Anket/Participant Report

     

    Ä°lgili resim
    ÖNEMLİ LİNKLER TANITIM MEVZUAT İLETİŞİM
    Avrupa Komisyonu Erasmus+ Tanıtım Günü Dış İlişkiler GK Yönergesi Bartın Üniversitesi Erasmus Koordinatörlüğü
    T.C. AB Bakanlığı Erasmus+ Bilgilendirme Toplantıları Erasmus+ Yönergesi Öğr. Gör. Burçin KEF
    Yükseköğretim Kurulu Giden Öğrenci Oryantasyonları Erasmus+ Usul ve Esaslar Erasmus Kurumsal Koordinatörü
    Türkiye Ulusal Ajansı Erasmus+ Kulübü Etkinlikleri Erasmus+ Uygulama El Kitabı E-posta: bkef@bartin.edu.tr
    Bartın Üniversitesi Erasmus+ Tanıtım Materyalleri   Telefon: +90 378 223 50 83
    ISCED Kodları Birim Faaliyet Raporları   Ofis E-posta: ulik@bartin.edu.tr
    Erasmus+ Öğrenci Beyannamesi     Ofis Telefon: +90 378 223 51 55