Oryantasyon

• Başarılı olan ve yerleştirmesi yapılan öğrencilerle bilgilendirme toplantısı olarak oryantasyon eğitimi gerçekleştirilir. Oryantasyon eğitiminde hareketlilik süreçleri, belgeler ve formlarla ilgili pratik bilgiler, sorumluluk ve yükümlülükler ile ilgili bilgilendirmeler yapılır.

• Bu eğitim zorunlu olup tüm seçilen adayların katılımı zorunludur.

Karşı Üniversiteye Adayların Sunulması ve Başvuruları

• Seçilen öğrencilerin öğrenim görmek istedikleri üniversite tercihleri ve başarı sıralamasına göre yerleştirmeleri yapılır ve bu adayların karşı üniversiteye e-postayla seçimleri bildirilir (Nomine edilirler). Nomine işlemi üniversite tarafından yapılır. Bu bildirim süreci üniversitelere göre farklılık gösterebilir.

• Bu aşamada öğrenciler Bölüm Koordinatörleri ile iletişime geçer ve karşı üniversitede alacakları derslerin seçimini yaparak 'Learning Agreement' ve derslerin bölümünüzce tanınırlığını sağlamak için 'Akademik Tanınma Formu' hazırlarlar. Bu belgelerin teslim edilmeden önce, öğrenci ve bölüm koordinatörleri (akademik tanınma formu için ayrıca akademik danışman) tarafından imzalanmış olması gerekmektedir.

• Daha sonra öğrencinin karşı üniversiteye başvuru süreci başlar. Bazı üniversiteler nomine aşamasında öğrencilerin sunması gereken başvuru evraklarını üniversitemiz kanalı ile isterken, bazı üniversiteler ise başvuru sürecini üniversiteden bağımsız olarak öğrenci ile yürütmektedirler. Bazı üniversiteler başvuru için evrakların postalanmasını isterken, bazı üniversiteler ise çevirimiçi ya da e-posta ile başvuruları alabilmektedir.

• Karşı üniversitelerin başvuru evrakları farklılık gösterebilmekle beraber genellikle; not dökümü (transkript), dil belgesi (İngilizce yeterlilik), başvuru formu, öğrenim sözleşmesi (learning agreement), konaklama formu, pasaport, fotoğraf Karşı üniversitelere başvurunun nasıl gerçekleşeceği oryantasyon sunumlarında öğrenci ile paylaşılır ancak süreç öğrenci tarafından takip edilmelidir.

• Karşı üniversite tarafından istenen dil belgesi, üniversitemizde Erasmus seçimleri için yapılan dil sınavlarından alınan B1, B2 düzeyinde yeterliliğinizi gösteren dil belgesi olup, sınavı yürüten Bartın Üniversitesi Yabancı Diller Yüksekokulu tarafından verilmektedir. 

• İstenen bir diğer zorunlu belge olan öğrenim sözleşmesinde (learning agreement) ise öğrenci, karşı kurumdan alacağı ve toplamında 30 AKTS yükü olan dersleri ve üniversitemizde aynı kredli ile muaf sayılacağı dersleri belirlemiş ve kayıt altına almış olur. Bu belge BÜ Erasmus Bölüm Koordinatörü ve karşı üniversite Erasmus Bölüm Koordinatörü tarafından onaylanır ve öğrenci ile birlikte üç tarafın da imzası alınarak koordinatörlüğe teslim edilir. 

Karşı Üniversiteden Onay Geldikten Sonra

• Karşı üniversiteye yapılan başvurulardan sonra öğrencilere başvurdukları üniversiteler tarafından davet/kabul mektubu gönderilir. Öğrenciler, bu ‘Kabul Mektupları’nı, taraflarca imzalanan 'Learning Agreement' ve 'Akademik Tanınma Formu' ile birlikte koordinatörlüğümüze teslim ederler.

• 'Learning Agreement', 'Akademik Tanınma Formu' ve 'Kabul Mektupları'nı teslim eden öğrencilerin ilgili dönemde izin sayılabilmeleri, karşı üniversiteden alacağı ve üniversitemizde muaf sayılacağı derslerin onayına sunmak üzere Fakülte ve Enstitülerine karar alınması için koordinatörlüğümüz tarafından yazı yazılır.

• Öğrenciler öncelikle pasaport işlemlerine başlamalıdır (Bu sürece kabul belgesi gelmeden de başlanabilir). E-devletten veya üniversitemiz ÜBYS sistemi üzerinden alacakları öğrenci belgesi ile 25 yaşının altında olan tüm öğrenciler sadece defter parası vererek pasaportlarını alabilirler. 25 yaş üstü öğrenciler için koordinatörlüğümüz, ilgili öğrencinin Erasmus kapsamında seçildiğine dair yazıyı Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı'na iletir. 25 yaşının üzerindeki öğrenci daire başkanlığından aldığı yazıyla, 25 yaşının altındaki öğrenci de öğrenci belgesi ile Defterdarlığa/Veri Dairesi'ne giderek harç muafiyet yazısı alır. Bu kuruma ya da anlaşmalı bankalara pasaport defter ücretini ödeyerek İl Nüfus Müdürlüğünden randevu alarak (https://randevu.nvi.gov.tr) pasaport başvurusunda bulunabilir.  

• Karşı kurumdan gelen kabul mektupları alınır alınmaz vize başvurusu için randevu alınmalıdır. Üniversitemizce Erasmus+ öğrencisi olarak seçildiğine, ilgili ülkenin hangi üniversitesinde ne kadar süre ile eğitim alacağına dair konsolosluklara iletilmek üzere belge (Erasmus+ Student Confirmation) verilir. Bu belge elektronik imzalı olarak verilir. 

• Vize alındıktan sonra fotokopisi ofise teslim edilir. Öğrenci hibenin kendisine ödenebilmesi için, Ziraat Bankası Bartın 052 Şubesinden avro hesabı açtırır. Daha sonra öğrenciyle taahhütname (2 adet) ve hibe sözleşmesi (3 adet) imzalanır. Bu evrakların bir nüshası öğrencide bulunmalıdır.

• Öğrenciler ayrıca hareketliliğe başlamadan yurtdışı geçerliliği olan, eğitim süresini kapsayan 30.000 avro teminatlı (bazı ülkelerin konsoloslukları fazla teminat isteyebiliyor) bir sağlık sigortasına da sahip olmaları gerekmektedir.

Öğrenim Hareketliliği için istenen sigorta;

• Ayakta tedaviyi kapsamalı
• “Eğitim Amaçlı” ya da “ Öğrenci Sağlık Sigortası” ibaresini taşımalı
• Öğrenim göreceğiniz sürenin tamamını kapsayacak şekilde düzenlenmelidir.

SGK kapsamında sigortalı olan öğrenciler, gidecekleri ülkenin SGK ile anlaşması olup olmadığını kurumun internet sitesinden kontrol edebilirler.

• Avro hesabı ve sigorta yaptırıldıktan sonra hesap cüzdanının fotokopisi ve sağlık sigorta poliçesinin bir nüshası elden ya da PDF formatında mail olarak koordinatörlüğümüze teslim edildikten sonra öğrenci ile ‘Hibe Sözleşmesi’ ve ‘Taahhütname’ hazırlanarak imzalanır. Bu belgelerin hazırlık sürecini koordinatörlüğümüz, yukarıdaki süreçler tamamlandıktan sonra yapacaktır. Sözleşmede yazan ilk miktar (toplam hibe miktarının %80'i) Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca Ziraat Bankası'na verilen ödeme talimatıyla ödenir.

• Öğrenci, hareketlilik öncesinde mail adresine gönderilen OLS 1. Değerlendirmesini çevrimiçi olarak belirtilen süre içerisinde almalıdır.

• Öğrenci gitmiş olduğu kuruma vardıktan 5 gün içerisinde Certificate of Arrival'ı imzalatır ve ilgili koordinatörlüten mail olarak göndermesini ister.