Erasmus+ Giden Öğrenim Hareketliliği

ÖĞRENİM HAREKETLİLİĞİ SÜREÇLERİ ve GEREKLİ BELGELER/İŞLEMLER


Koordinatörlüğümüzün öğrenim hareketliliği duyuruları için ilanlara yapılan başvuru aşamasından sonra, yapılan sınav ve değerlendirmeler sonucunda başarı sağlayarak hareketlilik hakkı kazanan aday Erasmus öğrenim öğrencileri, anlaşmalı olduğumuz üniversitelerde öğrenim görmeye gitmeden önce (hareketlilik öncesinde), gittikten sonra (hareketlilik esnasında) ve döndükten sonra (hareketlilik sonrasında) olmak üzere izlemesi gereken üç aşamalı süreç bulunmaktadır. Bu süreçler ve yapılacak işlemlere dair detaylar bu sayfada bulunmaktadır:


arrow right icon png ile ilgili görsel sonucuBaşvuru Aşaması

Hareketlilik İlanı ve Başvuru

 

  • Başvuruların duyurusu, üniversitemiz web sitesi ana sayfası üzerinden ve koordinatörlük sayfamızdan ilan edilir. Ayrıca ilan, tüm akademik birimlere gönderilir.

 

  • Değerlendirme öncesi koordinatörlüğümüze yapılan başvurular web sayfamız üzerinden çevrimiçi olarak alınmaktadır. Başvuru formunda istenen kimlik bilgileri ve akademik bilgiler otomatik olarak sistemden çekilebilmektedir. Başvuru formuna eklenecek belgelerin ve fotoğrafın istenildiği gibi yüklenmesi gerekmektedir. Başvuru esnasında verilen e-mail ve telefon numaralarının da güncel olmaları gerekmektedir.

 

  • Başvuru için istenen evraklar şu şekildedir:
    • - Öğrenci Belgesi
    • - Transkript
    • - Kimlik Fotokopisi
    • - Fotoğraf (Vesikalık)
    • - Dil Sonuç Belgesi (Üniversitemizde son 1 yıl içinde Erasmus+ öğrenci seçimi için yapılan sınav sonucu alınan sonuç belgesi)

 

 

Başvuru Değerlendirmeleri ve Sonuçların Açıklanması

 

  • Başvuru değerlendirmesi, Genel Akademik Not Ortalaması (GNO) ve üniversitemizce yapılan dil sınavlarının hesaplamasıyla yapılmaktadır. Genel akademik ortalaması lisans ve önlisans öğrencileri için 2.20'nin; lisansüstü öğrencileri için 2.50'nin üstünde olan öğrenciler başarılı sayılırlar. 

 

  • İlanda belirtilen şekilde ve tarihlerde, yeterli GNO sahibi öğrenciler için yazılı ve sözlü olarak dil sınavları yapılır. Sınavlar Yabancı Diller Yüksekokulu tarafından yapılır. Yazılı sınavda asgari başarı sağlayan öğrenciler sözlü sınava alınır. Dil sınavlarında yeterli puanı alamayan öğrenciler GNO'su yeterli olsa da başarılı sayılmazlar.

 

  • Öğrencilerin sınav puanları ile GNO not değerlerinin 100 puan üzerinden ortalaması alınır ve sıralamaya konulur.

 

  • Sınavlarda başarı sağlayan öğrenciler, yine ilanda belirtildiği kontenjanlar ve başarı puanları gözetilerek tercihlerine göre yerleştirilirler. Sonuçlar üniversite ve koordinatörlüğün sayfalarından duyurulur. Başvuran adayların mailine sonuç bilgisi gönderilir.

 

arrow right icon png ile ilgili görsel sonucuHareketlilik Öncesi

Oryantasyon

 

  • Başarılı olan ve yerleştirmesi yapılan öğrencilerle bilgilendirme toplantısı olarak oryantasyon eğitimi gerçekleştirilir. Oryantasyon eğitiminde hareketlilik süreçleri, belgeler ve formlarla ilgili pratik bilgiler, sorumluluk ve yükümlülükler ile ilgili bilgilendirmeler yapılır.

 

  • Bu eğitim zorunlu olup tüm seçilen adayların katılımı zorunludur.

 

 

Karşı Üniversiteye Adayların Sunulması ve Başvuruları

 

  • Seçilen öğrencilerin öğrenim görmek istedikleri üniversite tercihleri ve başarı sıralamasına göre yerleştirmeleri yapılır ve bu adayların karşı üniversiteye e-postayla seçimleri bildirilir (Nomine edilirler). Nomine işlemi üniversite tarafından yapılır. Bu bildirim süreci üniversitelere göre farklılık gösterebilir.

 

  • Bu aşamada öğrenciler Bölüm Koordinatörleri ile iletişime geçer ve karşı üniversitede alacakları derslerin seçimini yaparak 'Learning Agreement' ve derslerin bölümünüzce tanınırlığını sağlamak için 'Akademik Tanınma Formu' hazırlarlar. Bu belgelerin teslim edilmeden önce, öğrenci ve bölüm koordinatörleri (akademik tanınma formu için ayrıca akademik danışman) tarafından imzalanmış olması gerekmektedir.

 

  • Daha sonra öğrencinin karşı üniversiteye başvuru süreci başlar. Bazı üniversiteler nomine aşamasında öğrencilerin sunması gereken başvuru evraklarını üniversitemiz kanalı ile isterken, bazı üniversiteler ise başvuru sürecini üniversiteden bağımsız olarak öğrenci ile yürütmektedirler. Bazı üniversiteler başvuru için evrakların postalanmasını isterken, bazı üniversiteler ise çevirimiçi ya da e-posta ile başvuruları alabilmektedir.

 

  • Karşı üniversitelerin başvuru evrakları farklılık gösterebilmekle beraber genellikle; not dökümü (transkript), dil belgesi (İngilizce yeterlilik), başvuru formu, öğrenim sözleşmesi (learning agreement), konaklama formu, pasaport, fotoğraf Karşı üniversitelere başvurunun nasıl gerçekleşeceği oryantasyon sunumlarında öğrenci ile paylaşılır ancak süreç öğrenci tarafından takip edilmelidir.

 

  • Karşı üniversite tarafından istenen dil belgesi, üniversitemizde Erasmus seçimleri için yapılan dil sınavlarından alınan B1, B2 düzeyinde yeterliliğinizi gösteren dil belgesi olup, sınavı yürüten Bartın Üniversitesi Yabancı Diller Yüksekokulu tarafından verilmektedir. 

 

  • İstenen bir diğer zorunlu belge olan öğrenim sözleşmesinde (learning agreement) ise öğrenci, karşı kurumdan alacağı ve toplamında 30 AKTS yükü olan dersleri ve üniversitemizde aynı kredli ile muaf sayılacağı dersleri belirlemiş ve kayıt altına almış olur. Bu belge BÜ Erasmus Bölüm Koordinatörü ve karşı üniversite Erasmus Bölüm Koordinatörü tarafından onaylanır ve öğrenci ile birlikte üç tarafın da imzası alınarak koordinatörlüğe teslim edilir. 

 

 

Karşı Üniversiteden Onay Geldikten Sonra

 

  • Karşı üniversiteye yapılan başvurulardan sonra öğrencilere başvurdukları üniversiteler tarafından davet/kabul mektubu gönderilir. Öğrenciler, bu ‘Kabul Mektupları’nı, taraflarca imzalanan 'Learning Agreement' ve 'Akademik Tanınma Formu' ile birlikte koordinatörlüğümüze teslim ederler.

 

  • 'Learning Agreement', 'Akademik Tanınma Formu' ve 'Kabul Mektupları'nı teslim eden öğrencilerin ilgili dönemde izin sayılabilmeleri, karşı üniversiteden alacağı ve üniversitemizde muaf sayılacağı derslerin onayına sunmak üzere Fakülte ve Enstitülerine karar alınması için koordinatörlüğümüz tarafından yazı yazılır.

 

  • Öğrenciler öncelikle pasaport işlemlerine başlamalıdır (Bu sürece kabul belgesi gelmeden de başlanabilir). E-devletten veya üniversitemiz ÜBYS sistemi üzerinden alacakları öğrenci belgesi ile 25 yaşının altında olan tüm öğrenciler sadece defter parası vererek pasaportlarını alabilirler. 25 yaş üstü öğrenciler için koordinatörlüğümüz, ilgili öğrencinin Erasmus kapsamında seçildiğine dair yazıyı Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı'na iletir. 25 yaşının üzerindeki öğrenci daire başkanlığından aldığı yazıyla, 25 yaşının altındaki öğrenci de öğrenci belgesi ile Defterdarlığa/Veri Dairesi'ne giderek harç muafiyet yazısı alır. Bu kuruma ya da anlaşmalı bankalara pasaport defter ücretini ödeyerek İl Nüfus Müdürlüğünden randevu alarak (https://randevu.nvi.gov.tr) pasaport başvurusunda bulunabilir.  

 

  • Karşı kurumdan gelen kabul mektupları alınır alınmaz vize başvurusu için randevu alınmalıdır. Üniversitemizce Erasmus+ öğrencisi olarak seçildiğine, ilgili ülkenin hangi üniversitesinde ne kadar süre ile eğitim alacağına dair konsolosluklara iletilmek üzere belge (Erasmus+ Student Confirmation) verilir. Bu belge elektronik imzalı olarak verilir. Ancak konsolosluklara/yurtdışına gideceği için ‘belgenin orijinali elektronik imzalıdır’ kaşesiyle ıslak imzalı olarak öğrenciye verilir.

 

  • Vize alındıktan sonra fotokopisi ofise teslim edilir. Öğrenci hibenin kendisine ödenebilmesi için, Ziraat Bankası Bartın 052 Şubesinden avro hesabı açtırır. Daha sonra öğrenciyle taahhütname (2 adet) ve hibe sözleşmesi (3 adet) imzalanır. Bu evrakların bir nüshası öğrencide bulunmalıdır.

 

  • Öğrenciler ayrıca hareketliliğe başlamadan yurtdışı geçerliliği olan, eğitim süresini kapsayan 30.000 avro teminatlı (bazı ülkelerin konsoloslukları fazla teminat isteyebiliyor) bir sağlık sigortasına da sahip olmaları gerekmektedir.

 

Öğrenim Hareketliliği için istenen sigorta;

 

    • Ayakta tedaviyi kapsamalı
    • “Eğitim Amaçlı” ya da “ Öğrenci Sağlık Sigortası” ibaresini taşımalı
    • Öğrenim göreceğiniz sürenin tamamını kapsayacak şekilde düzenlenmelidir.

 

SGK kapsamında sigortalı olan öğrenciler, gidecekleri ülkenin SGK ile anlaşması olup olmadığını kurumun internet sitesinden kontrol edebilirler.

 

  • Avro hesabı ve sigorta yaptırıldıktan sonra hesap cüzdanının fotokopisi ve sağlık sigorta poliçesinin bir nüshası elden ya da PDF formatında mail olarak koordinatörlüğümüze teslim edildikten sonra öğrenci ile ‘Hibe Sözleşmesi’ ve ‘Taahhütname’ hazırlanarak imzalanır. Bu belgelerin hazırlık sürecini koordinatörlüğümüz, yukarıdaki süreçler tamamlandıktan sonra yapacaktır. Sözleşmede yazan ilk miktar (toplam hibe miktarının %80'i) Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca Ziraat Bankası'na verilen ödeme talimatıyla ödenir.

 

  • Öğrenci, hareketlilik öncesinde mail adresine gönderilen OLS 1. Değerlendirmesini çevrimiçi olarak belirtilen süre içerisinde almalıdır.

  • Öğrenci gitmiş olduğu kuruma vardıktan 5 gün içerisinde Certificate of Arrival'ı imzalatır ve ilgili koordinatörlüten mail olarak göndermesini ister.

 

arrow right icon png ile ilgili görsel sonucuHareketlilik Esnasında

Vardıktan Sonra

 

  • Hareketlilik sağlanacak üniversiteye vardıktan sonra öğrenciler Confirmation of Arrival/Departure belgesinin varış bilgilerini doldurarak karşı kurumun Erasmus Ofisine imzalatarak e-posta ile pdf dosyası olarak gönderirler. 

 

  • Öğrenci vardıktan sonra atanan OLS kurslarına düzenli olarak katılım sağlar. Bu kurslar online olarak ilgili yabancı dilde verilen derslerdir.

 

  • Öğrenci aynı zamanda her yeni ayın başında bir önceki ayın aylık faaliyet raporunu hazırlar ve pdf taranmış halini (orijinalini dönüşte teslim etmek şartıyla) koordinatörlüğe ve bölüm başkanlığına iletir. Bu rapor, hareketlilik esnasında yürütülen akademik ve sosyal faaliyetlerin özeti olarak hazırlanır.

 

 

Ders Değişikliği

 

  • Öğrencilerin, hareketlilik sonrası Öğrenim Sözleşmesinde ders değişikliği yapacak ise ilk 1 ay içerisinde öncelikle üniversitemizdeki Erasmus bölüm koordinatörü ile iletişime geçerek ve ders değişikliklerini öğrenim sözleşmesinin During the Mobility kısmını hazırlayıp tarafların imzası ile kayıt altına alarak koordinatörlüğümüze iletmeleri gerekmektedir.

 

  • Aynı zamanda 'Akademik Tanınma Formu' tekrardan hazırlanarak öğrenci, bölüm koordinatörü ve akademik danışman tarafından imza altına alınır. Koordinatörlük ilgili değişiklikleri gösteren belgelerle birlikte öğrencinin akademik birimine kurul kararı alınması için yazı yazar. Uygun görüldüğü takdirde, kurul kararı alan birim kararını koordinatörlüğümüze iletir.

 

 

Dönem Uzatma

 

  • Dönem uzatmak isteyen öğrenciler uzatma belgesini (Mobility Extension Form) doldurarak koordinatörlüğe iletir. Güz döneminden bahar dönemine dönem uzatmak isteyen öğrenciler için hibe garantisi verilmez. Öğrenci; mobility extension form belgesini, yeni dönem için kabul belgesini ve ilgili dönem için öğrenim sözleşmesi ve akademik tanınma formunu aynı şekilde hazırlayıp imzaladıktan sonra koordinatörlüğümüze sunarlar. Koordinatörlüğümüz, öğrencinin birimine karar alınması için ilgili belgeleri iletir. Birim onayı alındıktan sonra, koordinatörlüğümüzce herhangi bir sorun teşkil etmediği takdirde öğrencinin öğrenim süresi uzatılır. 

 

  • Sonraki süreçte değişti ise Euro hesabı ve yeni bir sağlık sigortası tekrardan sunularak hibe sözleşmesi ve taahhütname tekrardan hazırlanır.

 

arrow right icon png ile ilgili görsel sonucuHareketlilik Sonrası

Teslim Edilecek Evraklar

 

  • Hareketlilik sonrasında gidilen üniversiteden alınacak Not Dökümü (transkript) ve Katılım Belgesinin (Confirmation of the Arrival/Departure) koordinatörlüğümüze teslim edilmesi gerekmektedir. Hareketlilik öncesinde belirlenen ve kayıt altına alınan dersler başarılı bir şekilde verildikten sonra olduğu gibi orijinal isimleri, kodları ve kredileri ile birlikte üniversitemizce tanınır.
  • Öğrencilerin ayrıca pasaportun aslını ibraz etmek şartı ile işlem görmüş tüm sayfalarının birer fotokopisini koordinatörlüğe teslim eder.

 

Yapılacak İşlemler

 

  • Mobility Tool+ (hareketlilik aracı) tarafından hareketliliğiniz sonrasında tarafınıza nihai katılımcı rapor formu gelir. Çevrimiçi olarak doldurulup sistem üzerinden sunulması gerekmektedir.
  • OLS 2. Değerlendirmesi de öğrenci tarafından girilip çevrimiçi olarak sunulmak zorundadır.

 

Son Ödeme

 

  • Tüm evrakların teslimi ve katılımcı anketi ile OLS 2. değerlendirmenin yapılmasının ardından, sözleşmede yazan ikinci miktar (toplam hibe miktarının %20'si) Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca Ziraat Bankası'na verilen ödeme talimatıyla ödenir. Aksi takdirde taahhütnamede ve Erasmus+ Hareketliliklerine Dair Uyulacak Usul ve Esaslar’da belirtilen oranlara göre hibe kesinti uygulanacaktır.





Hareketlilik Öncesi Süreçte

Gerekli Tüm Belgeler ve Yapılacak İşlemlerin Özeti
Ä°lgili resim

Koordinatörlüğümüze Başvuru Aşaması
Üniversitemizde başvurular çevrimiçi olarak alınır. Aşağıdaki belgelerin sistemde başvuruya ek olarak yüklenmesi gerekir.

  • Öğrenci Belgesi
  • Transkript
  • Kimlik Fotokopisi
  • Fotoğraf (Vesikalık)
  • Dil Sonuç Belgesi (Var ise üniversitemizde son 1 yıl içinde Erasmus+ öğrenci seçimi için yapılan sınav sonucu alınan sonuç belgesi kullanılabilir)

 

Karşı Üniversiteye Başvuru Aşaması
Koordinatörlüğümüze başvuru yapıp, seçildikten sonra karşı üniversiteye yapılan başvuruda istenen belgeler genelde şu şekildedir. Üniversitelerin istediği belgeler değişiklik taşıyabilmektedir. İlgili üniversitenin web sayfasından istenen belgelerin kontrol edilmesi gerekmektedir.

  • Öğrenci Bildirimi/Student Nomination (Seçilen öğrencilerin bilgileri üniversitemizce karşı üniversiteye gönderilir) 
  • Başvuru Formu (Üniversiteler çıktı halinde ya da çevrimiçi olarak 
  • Pasaport (Bazı üniversiteler pasaport bilgilerini bu aşamada istemektedir)
  • Transkript (Üniversitemiz UBYS sistem üzerinden İngilizce olarak alınmalıdır)
  • Konaklama Formu/Accommodation Form (Birçok üniversite konaklama konusunda yardımcı olmak için bu belgeyi istemektedir)
  • Öğrenci Belgesi (Üniversitemiz UBYS sistem üzerinden İngilizce olarak alınmalıdır)
  • Dil Sonuç Belgesi (Üniversitemizde yapılan dil sınavı sonucunda verilen belge sunulabilir)
  • Öğrenim Sözleşmesi/Learning Agreement (Bazı üniversiteler standart öğrenim sözleşmesi [LA] formunu isterken, bazı üniversiteler ise kendi formlarını isteyebilirler)

 

Hareketliliğe Başlamadan
Karşı üniversiteden onay alındıktan sonra gerekli işlemler ve teslim edilecek belgeler aşağıdaki gibidir.

  • Kabul Belgesi - Letter of Acceptance (Karşı üniversiteden alınacaktır)
  • Akademik Tanınma Formu/Academic Recognition Form (Üniversitemizin iç evraklarından biridir. Üniversitemizdeki koordinatörünüz ve akademik danışmanınıza imzalatınız)
  • Pasaport (Kabul belgesi gelmeden ya da geldikten sonra alınabilir)
  • Fotoğraf (Biyometrik)
  • Sağlık Sigortası - en az 30.000€ teminatlı (Vize öncesinde yaptırılmalıdır)
  • Avro Hesabı - Ziraat Bankası 052 Şubesinden (Hibe Sözleşmesinden önce yapılmalıdır)
  • Hibe Sözleşmesi - Grant Agreement (Islak imzalı olmalıdır)
  • Taahhütname (Islak imzalı olmalıdır)
  • Vize (Alındıktan sonra kişisel bilgilerin olduğu sayfanın teslim edilmesi gerekmektedir)
  • OLS 1. Değerlendirme

 

Hareketlilik Esnasında
Hareketlilik başladıktan sonra aşağıdaki tüm belgelerin doldurulması gerekmez. Ders değişikliği ya da dönem uzatma söz konusu olduğunda aşağıdaki tüm işlemler yapılmalıdır.

  • Varış-Ayrılış Teyit Belgesi/Confirmation of Arrival-Departure (Bu belgenin varış kısmı doldurulur ve karşı kurumdan imzalı hali PDF olarak gönderilir)
  • Öğrenim Sözleşmesi/Learning Agreement (Bu aşamada alınan ve muaf sayılan derslerde değişiklik olması durumunda 'changes to learning mobility' kısmı doldurulur)
  • Akademik Tanınma Formu/Academic Recognition Form (Bu aşamada alınan ve muaf sayılan derslerde değişiklik olması durumunda doldurulur)
  • Dönem Uzatma Formu/Mobility Extension Form (Dönem uzatmanın talep edilmesi durumunda doldurulmalıdır)
  • Aylık Rapor/Monthly Report (Aylık rapor PDF olarak mail adresimize gönderilir)

 

Hareketlilik Sonrasında
Döndükten sonra aşağıdaki belgeler ofisimize 3 hafta sonra teslim edilmeli, işlemler döndükten hemen sonra tamamlanmalıdır. Tamamlanmayan öğrencilerin 2. ödemeleri gerçekleştirilmez, ayrıca hibe kesintisi uygulanır.

  • Varış Ayrılış Teyit Belgesi/Confirmation of Arrival-Departure (Bu belgenin ayrılış kısmı doldurulur ve varış kısmının imzası ile orijinal belge teslim edilir)
  • Transkript/Transcript of Records
  • Pasaport (Orijinali gösterilmek üzere işlem görmüş tüm sayfaların fotokopisi alınır)
  • OLS 2. Değerlendirme
  • Çevrimiçi Anket/Participant Report

 

Ä°lgili resim
ÖNEMLİ LİNKLER TANITIM MEVZUAT İLETİŞİM
Avrupa Komisyonu Erasmus+ Tanıtım Günü Dış İlişkiler GK Yönergesi Bartın Üniversitesi Erasmus Koordinatörlüğü
T.C. AB Bakanlığı Erasmus+ Bilgilendirme Toplantıları Erasmus+ Yönergesi Öğr. Gör. Burçin KEF
Yükseköğretim Kurulu Giden Öğrenci Oryantasyonları Erasmus+ Usul ve Esaslar Erasmus Kurumsal Koordinatörü
Türkiye Ulusal Ajansı Erasmus+ Kulübü Etkinlikleri Erasmus+ Uygulama El Kitabı E-posta: bkef@bartin.edu.tr
Bartın Üniversitesi Erasmus+ Tanıtım Materyalleri   Telefon: +90 378 223 50 83
ISCED Kodları Birim Faaliyet Raporları   Ofis E-posta: ulik@bartin.edu.tr
Erasmus+ Öğrenci Beyannamesi     Ofis Telefon: +90 378 223 51 55