Oryantasyon

• Başarılı olan ve yerleştirmesi yapılan öğrencilerle bilgilendirme toplantısı olarak oryantasyon eğitimi gerçekleştirilir. Oryantasyon eğitiminde hareketlilik süreçleri, belgeler ve formlarla ilgili pratik bilgiler, sorumluluk ve yükümlülükler ile ilgili bilgilendirmeler yapılır.

• Bu eğitim zorunlu olup tüm seçilen adayların katılımı zorunludur.

Seçilen Öğrencilerin Staj Yerlerine Başvuruları ve Kabulü

• Seçilen öğrenciler, staj kurumunu kendileri belirler ve başvuru sürecini kendileri yürütmektedir. Staj yapacakları kuruma başvuru aşamasında sunacakları belgeler farklılık göstermekle beraber genel kabul görmüş başvuru evrakları; 'CV', 'niyet mektubu' (letter of intent ya da motivation letter) ve 'öğrenim sözleşmesi'dir. 

• Karşı kuruma/işletmeye yapılan başvurulardan sonra başvurusu onaylanan öğrencilere bu kurumlar/işletmeler tarafından davet/kabul mektubu gönderilir. Bu belgenin koordinatörlüğümüze iletilmesi gerekmektedir.

• Bu aşamada öğrenciler Bölüm Koordinatörleri ile iletişime geçer ve staj için öğrenim sözleşmesi hazırlanır. Öğrenim hareketliliğinde olduğu gibi BÜ Erasmus Bölüm Koordinatörü ve karşı kurum/işletme v.s'deki sorumlu kişi/amir tarafından onaylanır ve öğrenci ile birlikte üç tarafın da imzası alınarak koordinatörlüğe teslim edilir. 

• Staj gerçekleştirirken, kurumlar öğrencilere staj yeri sunmayabilir. Bu konuda, öğrencilerimiz staj yapmadan önce konaklama yerlerini ayarlamaları gerekir.

Staj Kurumuna Hareketlilik Gerçekleştirmeden Önce

• Staj için kabul edilen öğrenciler staj için öğrenim sözleşmelerinin imzalı hallerini aldıktan sonra kabul belgeleri ile birlikte koordinatörlüğümüze teslim ederler. Koordinatörlüğümüz, öğrencilerin ilgili dönemde staj faaliyetinde bulunacağını belirten, zorunlu staj kapsamında ise stajının sayılmasını ifade eden ve gerekli görülmesi halinde izinli sayılmalarını isteyen bir yazıyı ilgili akademik birime yazar. Birim, onay verdikten ve kurul kararını aldıktan sonra koordinatörlüğe cevabını bildirir.

• Öğrenciler bu süreçler tamamlandıktan sonra, pasaport işlemlerine başlamalıdır (Bu sürece kabul belgesi gelmeden de başlanabilir). E-devletten veya üniversitemiz ÜBYS sistemi üzerinden alacakları öğrenci belgesi ile 25 yaşının altında olan tüm öğrenciler sadece defter parası vererek pasaportlarını alabilirler. 25 yaş üstü öğrenciler için koordinatörlüğümüz, ilgili öğrencinin Erasmus kapsamında seçildiğine dair yazıyı Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı'na iletir. 25 yaşının üzerindeki öğrenci daire başkanlığından aldığı yazıyla, 25 yaşının altındaki öğrenci de öğrenci belgesi ile Defterdarlığa/Veri Dairesi'ne giderek harç muafiyet yazısı alır. Bu kuruma ya da anlaşmalı bankalara pasaport defter ücretini ödeyerek İl Nüfus Müdürlüğünden randevu alarak (https://randevu.nvi.gov.tr) pasaport başvurusunda bulunabilir.  

• Karşı kurumdan gelen kabul mektupları alınır alınmaz vize başvurusu için randevu alınmalıdır. Üniversitemizce Erasmus+ öğrencisi olarak seçildiğine, ilgili ülkenin hangi kurumunda/işletmesinde vs. ne kadar süre ile staj göreceğine ve hibe alacağına dair konsolosluklara iletilmek üzere belge (Erasmus+ Student Confirmation) verilir. Bu belge elektronik imzalı olarak verilir. Ancak konsolosluklara/yurtdışına gideceği için ‘belgenin orijinali elektronik imzalıdır’ kaşesiyle ıslak imzalı olarak öğrenciye verilir.

• Vize alındıktan sonra fotokopisi ofise teslim edilir. Öğrenci hibenin kendisine ödenebilmesi için, Ziraat Bankası Bartın 052 Şubesinden avro hesabı açtırır. Daha sonra öğrenciyle taahhütname (2 adet) ve hibe sözleşmesi (3 adet) imzalanır. Bu evrakların bir nüshası öğrencide bulunmalıdır.

• Öğrenciler ayrıca hareketliliğe başlamadan yurtdışı geçerliliği olan, eğitim süresini kapsamalı ve en az 30.000 avro teminatlı olmalıdır (bazı ülkelerin konsoloslukları fazla teminat isteyebilmektedir). Ayrıca ; seyahat sigortası, mesuliyet sigortası ve ferdi kaza sigortası olarak 3 farklı sigortayı kapsayan bir sigorta olmalıdır.

Staj Hareketliliği için istenen sigorta;

• Ayakta tedaviyi kapsamalı
• “Eğitim Amaçlı” ya da “ Öğrenci Sağlık Sigortası” ibaresini taşımalı
• Öğrenim göreceğiniz sürenin tamamını kapsayacak şekilde düzenlenmelidir.

SGK kapsamında sigortalı olan öğrenciler, gidecekleri ülkenin SGK ile anlaşması olup olmadığını kurumun internet sitesinden kontrol edebilirler. (Örneğin Almanya için AT11 formu)

• Avro hesabı ve sigorta yaptırıldıktan sonra hesap cüzdanının fotokopisi ve sağlık sigorta poliçesinin bir nüshası elden ya da PDF formatında mail olarak koordinatörlüğümüze teslim edildikten sonra öğrenci ile ‘Hibe Sözleşmesi’ ve ‘Taahhütname’ hazırlanarak imzalanır. Bu belgelerin hazırlık sürecini koordinatörlüğümüz, yukarıdaki süreçler tamamlandıktan sonra yapacaktır. Sözleşmede yazan ilk miktar (toplam hibe miktarının %80'i) Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca Ziraat Bankası'na verilen ödeme talimatıyla ödenir.

• Öğrenci, hareketlilik öncesinde mail adresine gönderilen OLS (Online Linguistic Support/Çevrimiçi Dil Desteği) 1. Değerlendirmesini çevrimiçi olarak belirtilen süre içerisinde almalıdır. Bu değerlendirmede alacakları puan/dil yeterliliği hareketliliklerine hiç bir şekilde engel olmamaktadır. Öğrenci bu ilk değerlendirmede dönüş tarihini sistemde düzenlemelidir. Öğrenci tarafından faaliyet bitişi olarak belirtilmiş olan dönüş tarihine göre faaliyet sonrasında öğrenci e-postasına gelecek OLS 2. değerlendirmesini de almalıdır.